Polityka prywatności

1. Polityka prywatności – zakres i cel dokumentu

Polityka prywatności KOZERAWSKI TOMASZ GRZEGORZ określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych użytkowników odwiedzających naszą stronę internetową pod adresem https://venueactivityhub.com oraz korzystających z udostępnionych na niej funkcjonalności, w szczególności formularzy kontaktowych i ofertowych.

Dokument ten wyjaśnia, jakie dane osobowe gromadzimy, w jakim celu je przetwarzamy, na jakiej podstawie prawnej, przez jaki czas je przechowujemy oraz jakie prawa przysługują osobom, których dane dotyczą. Polityka ma również na celu przedstawienie zasad bezpieczeństwa danych osobowych oraz informacji o odbiorcach danych i potencjalnym przekazywaniu danych poza Europejski Obszar Gospodarczy.

2. Administrator danych

Administratorem danych osobowych użytkowników strony internetowej KOZERAWSKI TOMASZ GRZEGORZ jest KOZERAWSKI TOMASZ GRZEGORZ (dalej: „Administrator” lub „my”), prowadzący działalność na terenie Rzeczypospolitej Polskiej i organizujący mobilne wydarzenia rozrywkowe na terenie całego kraju.

W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych możesz skontaktować się z nami:

• za pośrednictwem formularza kontaktowego dostępnego na stronie /contact-us/,
• lub poprzez dane kontaktowe wskazane w zakładce kontaktowej serwisu.

Administrator dokłada należytej staranności, aby zapewnić przejrzystość procesów przetwarzania danych oraz realizować obowiązki informacyjne wynikające z obowiązujących przepisów prawa, w szczególności Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO).

3. Zakres gromadzonych danych

Zakres gromadzonych danych osobowych zależy od sposobu korzystania z naszej strony internetowej oraz rodzaju relacji z KOZERAWSKI TOMASZ GRZEGORZ. Przetwarzamy w szczególności następujące kategorie danych:

3.1. Dane przekazywane dobrowolnie w formularzach

W ramach formularzy kontaktowych oraz zapytań ofertowych możemy przetwarzać następujące dane:

• imię i nazwisko,
• adres e-mail,
• numer telefonu,
• nazwa firmy oraz stanowisko służbowe (jeśli dotyczy),
• preferencje dotyczące wydarzenia (np. typ wydarzenia, lokalizacja, liczba uczestników, termin),
• treść wiadomości oraz inne informacje, które zdecydujesz się nam przekazać.

3.2. Dane zbierane automatycznie podczas korzystania z serwisu

Podczas korzystania ze strony, w sposób automatyczny gromadzimy również dane techniczne związane z aktywnością użytkownika, w szczególności:

• adres IP urządzenia,
• rodzaj i wersja przeglądarki internetowej,
• ustawienia językowe, system operacyjny, typ urządzenia, rozdzielczość ekranu,
• data i czas odwiedzin,
• podstrony odwiedzane w ramach serwisu oraz sposób korzystania z funkcjonalności strony,
• przekierowania na stronę (np. źródło ruchu, kampanie marketingowe – jeśli są prowadzone).

Dane te mogą być gromadzone z wykorzystaniem plików cookie oraz podobnych technologii. Szczegółowe informacje na temat stosowanych plików cookie znajdują się w odrębnej Polityce plików cookie.

3.3. Dane związane z komunikacją i relacją biznesową

W ramach prowadzonej korespondencji (mailowej, telefonicznej, za pośrednictwem formularzy) oraz zawieranych umów możemy przetwarzać dodatkowo dane niezbędne do obsługi zapytań, przygotowania oferty, realizacji umowy oraz obsługi posprzedażowej, takie jak:

• dane identyfikacyjne i kontaktowe przedstawicieli klientów biznesowych,
• dane dotyczące zamówionych usług oraz historii współpracy,
• dane rozliczeniowe w zakresie wymaganym przez przepisy prawa.

4. Cele przetwarzania danych

Dane osobowe użytkowników przetwarzamy wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji jasno określonych i zgodnych z prawem celów. W szczególności dane mogą być przetwarzane w następujących celach:

4.1. Obsługa zapytań i komunikacji

Przetwarzamy dane przekazane w formularzach oraz w ramach kontaktu telefonicznego lub mailowego w celu:

• udzielenia odpowiedzi na przesłane zapytanie,
• przedstawienia oferty dostosowanej do potrzeb użytkownika lub organizacji,
• prowadzenia dalszej korespondencji związanej z planowanymi lub realizowanymi wydarzeniami.

4.2. Realizacja usług i współpracy

Dane osobowe klientów i ich przedstawicieli przetwarzamy w celu:

• zawarcia i wykonania umowy dotyczącej organizacji wydarzenia lub świadczenia usług powiązanych,
• zapewnienia kompleksowej organizacji wydarzenia, w tym komunikacji przed, w trakcie i po wydarzeniu,
• obsługi rozliczeń, fakturowania, ewentualnych roszczeń i reklamacji.

4.3. Marketing bezpośredni i komunikacja wizerunkowa

Za zgodą użytkownika lub na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora możemy przetwarzać dane w celach marketingowych, w szczególności:

• przesyłania informacji o ofertach, usługach, pakietach wydarzeń i nowościach,
• prezentowania referencji, historii realizacji oraz case studies w sposób zgodny z zawartymi umowami i udzielonymi zgodami,
• analizowania skuteczności działań marketingowych (np. statystyki odwiedzin strony).

4.4. Bezpieczeństwo serwisu i zapobieganie nadużyciom

Dane techniczne oraz informacje o aktywności użytkowników mogą być przetwarzane w celu:

• zapewnienia bezpieczeństwa i integralności serwisu,
• zapobiegania nadużyciom, próbom włamań oraz działaniom niezgodnym z prawem,
• diagnozowania problemów technicznych oraz zapewnienia ciągłości działania strony.

4.5. Wykonywanie obowiązków prawnych

W określonych przypadkach dane osobowe mogą być przetwarzane w celu wywiązania się przez Administratora z obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności przepisów podatkowych, rachunkowych oraz przepisów regulujących dochodzenie roszczeń.

5. Podstawa prawna przetwarzania danych

Przetwarzanie danych osobowych odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z RODO. W zależności od kontekstu, podstawą prawną przetwarzania może być:

• art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda osoby, której dane dotyczą, w szczególności w zakresie:
• przesyłania komunikacji marketingowej drogą elektroniczną lub telefoniczną,
• prezentowania wizerunku lub referencji, o ile wymagają tego przepisy prawa,
• art. 6 ust. 1 lit. b RODO – niezbędność do wykonania umowy lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą przed zawarciem umowy, m.in. w zakresie:
• przygotowania oferty i prowadzenia rozmów handlowych,
• realizacji usług związanych z organizacją wydarzeń,
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązek prawny ciążący na Administratorze, w szczególności w zakresie przechowywania dokumentacji księgowej i podatkowej,
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora, którym jest w szczególności:
• zapewnienie bezpieczeństwa serwisu i jego użytkowników,
• dochodzenie lub obrona przed roszczeniami,
• prowadzenie podstawowych analiz statystycznych i analitycznych,
• realizacja marketingu bezpośredniego własnych usług w relacjach B2B.

W przypadkach, w których podstawą przetwarzania jest zgoda, masz prawo w dowolnym momencie ją wycofać. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem.

6. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobom, których dane osobowe są przetwarzane przez KOZERAWSKI TOMASZ GRZEGORZ, przysługują prawa wynikające z RODO oraz innych przepisów dotyczących ochrony danych osobowych. W szczególności masz prawo do:

• dostępu do danych – uzyskania informacji, czy przetwarzamy Twoje dane, jakie dane przetwarzamy, w jakich celach, a także uzyskania kopii danych (art. 15 RODO),
• sprostowania danych – poprawienia lub uzupełnienia danych, jeżeli są nieprawidłowe lub niekompletne (art. 16 RODO),
• usunięcia danych – żądania usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) w przypadkach przewidzianych w art. 17 RODO, np. gdy dane nie są już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane lub cofnięto zgodę na ich przetwarzanie,
• ograniczenia przetwarzania – żądania ograniczenia przetwarzania danych w sytuacjach określonych w art. 18 RODO, np. na czas weryfikacji sprzeciwu lub prawidłowości danych,
• przenoszenia danych – otrzymania danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz ich przekazania innemu administratorowi, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany (art. 20 RODO),
• sprzeciwu wobec przetwarzania – wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora, w tym wobec marketingu bezpośredniego (art. 21 RODO),
• wycofania zgody – w zakresie, w jakim dane są przetwarzane na podstawie zgody, możesz ją w każdej chwili odwołać, co nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania (art. 7 ust. 3 RODO),
• wniesienia skargi do organu nadzorczego – jeżeli uznasz, że przetwarzanie Twoich danych narusza przepisy RODO, masz prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Aby skorzystać z powyższych praw, skontaktuj się z nami, korzystając z danych wskazanych w części „Administrator danych” lub poprzez formularz dostępny na stronie /contact-us/. W celu zapewnienia bezpieczeństwa danych możemy zweryfikować Twoją tożsamość przed realizacją wniosku.

7. Okres przechowywania danych

Dane osobowe przechowujemy wyłącznie przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, lub przez okres wymagany przez przepisy prawa. Okresy przechowywania danych są ustalane w oparciu o następujące kryteria:

• dane związane z zapytaniami i korespondencją – co do zasady przechowujemy przez okres niezbędny do udzielenia odpowiedzi, prowadzenia korespondencji oraz przez czas potrzebny do zabezpieczenia ewentualnych roszczeń (co do zasady do 3 lat od zakończenia korespondencji),
• dane przetwarzane w celu realizacji umowy – przechowujemy przez czas obowiązywania umowy, a następnie przez okres przedawnienia roszczeń wynikających z umowy oraz przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego i rachunkowego (co do zasady do 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy),
• dane przetwarzane na podstawie zgody – do momentu wycofania zgody lub osiągnięcia celu przetwarzania, a następnie przez okres niezbędny do udokumentowania realizacji obowiązków Administratora związanych z udzieloną zgodą,
• dane przetwarzane na podstawie uzasadnionego interesu Administratora – do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu, o ile przepisy prawa nie nakazują dłuższego przechowywania danych.

Po upływie okresu przechowywania dane są trwale usuwane lub anonimizowane w sposób uniemożliwiający identyfikację osoby, której dane dotyczyły.

8. Odbiorcy danych i przekazywanie danych

W związku z realizacją celów opisanych w niniejszej polityce prywatności, dane osobowe mogą być ujawniane następującym kategoriom odbiorców:

• dostawcom usług IT – podmiotom zapewniającym obsługę i utrzymanie systemów informatycznych, hostingu, narzędzi komunikacji elektronicznej oraz rozwiązań analitycznych,
• podmiotom wspierającym realizację wydarzeń – współpracującym podwykonawcom i partnerom biznesowym, jeżeli jest to niezbędne do organizacji wydarzenia i odbywa się na podstawie odpowiednich umów,
• doradcom zewnętrznym i podmiotom świadczącym usługi pomocnicze – takim jak kancelarie prawne, biura rachunkowe, firmy doradcze, w zakresie niezbędnym do świadczenia na naszą rzecz usług,
• organom publicznym i instytucjom uprawnionym – jeżeli wynika to z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa lub prawomocnych orzeczeń.

Podmioty przetwarzające dane w naszym imieniu działają na podstawie zawartych umów powierzenia przetwarzania danych osobowych i są zobowiązane do stosowania odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę danych.

Co do zasady nie przekazujemy danych osobowych do państw znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG). Jeżeli w ramach korzystania z określonych narzędzi lub usług zewnętrznych dojdzie do przekazania danych poza EOG, odbywa się to wyłącznie na podstawie mechanizmów przewidzianych przez prawo, zapewniających odpowiedni stopień ochrony danych (np. decyzje stwierdzające odpowiedni stopień ochrony, standardowe klauzule umowne przyjęte przez Komisję Europejską).

9. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu zapewnienie ochrony przetwarzanych danych osobowych przed ich przypadkowym lub niezgodnym z prawem zniszczeniem, utratą, modyfikacją, nieuprawnionym ujawnieniem lub dostępem.

W szczególności stosujemy następujące rozwiązania:

• stosowanie zabezpieczeń sieciowych i serwerowych,
• wykorzystywanie mechanizmów szyfrowania tam, gdzie jest to uzasadnione,
• ograniczenie dostępu do danych wyłącznie do osób upoważnionych i odpowiednio przeszkolonych,
• stosowanie polityk i procedur bezpieczeństwa oraz ich okresowy przegląd,
• współpracę wyłącznie z podmiotami, które zapewniają odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych.

Pomimo stosowania wysokich standardów bezpieczeństwa, każde korzystanie z usług elektronicznych wiąże się z ryzykiem. Dlatego rekomendujemy zachowanie szczególnej ostrożności podczas udostępniania danych osobowych w internecie, korzystanie z aktualnego oprogramowania ochronnego oraz unikanie korzystania z niezabezpieczonych sieci publicznych.

Niniejsza polityka prywatności może być okresowo aktualizowana, aby odzwierciedlać zmiany w zakresie stosowanych technologii, usług lub obowiązujących przepisów prawa. Aktualna wersja dokumentu jest zawsze dostępna na stronie https://venueactivityhub.com/privacy-policy/.